各有各做的政府檔案管理
文：鄭司律
政府回覆立法會議員的提問時回覆（http://www.legco.gov.hk/yr16-17/chinese/fc/fc/w_q/cso-c.pdf）指，由2014年起的三年，各決策局或部門獲准銷毁的檔案數量，若以數量（直線米）計算，分別銷毁了8.9萬米、6.1萬米與及5.6萬米，高度相當於490棟中環國金二期。
我也在今年財政預算案的質詢上，向有關經濟、政制、保安的決策局、廉政公署、律政司、行政長官和兩司長的辦公室，詢問有關檔案保存問題，包括專職檔案管理的人手編制；以及『已封存並有待移交』、『已移交檔案處』、和『經檔案處批准銷毀』三類資料的類別、覆蓋年份、檔案數目及直線米等資料。而截止今日為止，總共有商務及經濟發展局、創新及科技局、以及律政司回覆我們的查問。
在檔案管理的人手編制上，政府各個決策局給予的答案有很大差異，令人質疑政府的檔案管理政策是否連貫。有決策局未能提供專責檔案管理的人員名單，根據管制人員的答覆（問題編號：6379），律政司表示『鑑於管理部門檔案涉及大量工作，各科人員會各自處理有關的工作，有關人員包括部門職系人員，以及一般職系人員，難以量化這些人員履行有關職責的時數。』
但是，有政策局卻能清楚地指出有甚麼職級的人員擔當管理工作。創新及科技局在（問題編號5427）的答覆中，清楚指出該局『根據政府訂定的檔案管理政策』，委派了一個總行政主任擔任部門檔案經理，一個二級行政主任擔任助理部門檔案經理，另提供相關執行檔案管理的文書主任、文書助理、私人秘書等人的數目；而除了決策局本身以外，還提供了旗下部門，包括政府資訊科技總監辦公室和創新科技署相關人員的數目。
而商務及經濟發展局在決策局層面上，能夠清楚提供有關數字，但部門層面上，則表示旗下的部門包括投資推廣署、工業貿易署和天文台等，都有委任部門檔案經理、助理部門檔案經理、和分科分部的檔案經理，卻和律政司一樣表示無法提供仔細的編制數目。
究竟為甚麼收到三個決策局的回覆，都可以在檔案管理的人手上有三種不同的答覆，相信政府有必要釐清，究竟個別決策局能夠『根據政府訂定的檔案管理政策』交待清楚人手編制，但其他決策局卻無法提供相關的數字？是否『政府訂定的檔案管理政策』只適用於個別決策局？
另外，按照這些決策局提供的政府檔案處批准銷毀的文件數字，政府對有關銷毀文件的紀錄，質素也參差不齊。商務及經濟發展局，過往一年銷毀的檔案達到近2500直線米；律政司則批准銷毀156直線米；創科局則為82.86直線米，其中商經局的工商及旅遊科，能夠仔細列出銷毀檔案的各項分類，指出該銷毀檔案屬航空出口清單、抑或申請簽發來源地的檔案，又或者是行政檔案下的津貼、應付帳款等細項，多達130多個細項；反之，律政司卻只籠統地列出分別是行政檔案、與民事訟訴有關的業務檔案，和與律師和大律師認許的業務檔案三個項目。
由此可見，政府部門本身，對批准銷毀文件的紀錄，質量參差，有些決策局能夠提供詳盡列表，也有決策局只能簡單交代，未有劃一標準。而另一方面，這些檔案的銷毀覆蓋年期也令人憂慮，單是商務及經濟局，就有近二十個項目的覆蓋年份在七十年代或之前，包括覆蓋年份為1974-2010年的通告及指令、1974-2000年的建築物管理檔案、1952-2011年的津貼紀錄、1947-2007年有關航空及船務公司的檔案；而律政司更是銷毀了552個自戰後1946年至2012年的行政檔案。
究竟政府為甚麼要將這些保存已久的檔案銷毀？若果這些檔案毋須保存，則這些文件早早就經過七至十五年等應予保存的年份，毋須等待今時今日才銷毀；要麼就是政府突然地改變保存文件的標準，以至令這些檔案突然批准銷毀。當中的實情如何，還待政府解釋。畢竟，絕大部分檔案的批准銷毀原因，都只簡單交代為『沒有行政、運作、財務、或法律的價值，並經檔案處為不具歷史價值』，草草了事，根本無從得知這些項目不受保存的原因。
局方在銷毀這些文件的同時，有沒有將這些文件電子化？以供後世研究和分享之用？若果局方並沒有將之利用電子化加以保存，無疑是對後世的歷史研究和考察的極大損失。
政府回覆立法會議員的提問時回覆（http://www.legco.gov.hk/yr16-17/chinese/fc/fc/w_q/cso-c.pdf）指，由2014年起的三年，各決策局或部門獲准銷毁的檔案數量，若以數量（直線米）計算，分別銷毁了8.9萬米、6.1萬米與及5.6萬米，高度相當於490棟中環國金二期。
我也在今年財政預算案的質詢上，向有關經濟、政制、保安的決策局、廉政公署、律政司、行政長官和兩司長的辦公室，詢問有關檔案保存問題，包括專職檔案管理的人手編制；以及『已封存並有待移交』、『已移交檔案處』、和『經檔案處批准銷毀』三類資料的類別、覆蓋年份、檔案數目及直線米等資料。而截止今日為止，總共有商務及經濟發展局、創新及科技局、以及律政司回覆我們的查問。
在檔案管理的人手編制上，政府各個決策局給予的答案有很大差異，令人質疑政府的檔案管理政策是否連貫。有決策局未能提供專責檔案管理的人員名單，根據管制人員的答覆（問題編號：6379），律政司表示『鑑於管理部門檔案涉及大量工作，各科人員會各自處理有關的工作，有關人員包括部門職系人員，以及一般職系人員，難以量化這些人員履行有關職責的時數。』
但是，有政策局卻能清楚地指出有甚麼職級的人員擔當管理工作。創新及科技局在（問題編號5427）的答覆中，清楚指出該局『根據政府訂定的檔案管理政策』，委派了一個總行政主任擔任部門檔案經理，一個二級行政主任擔任助理部門檔案經理，另提供相關執行檔案管理的文書主任、文書助理、私人秘書等人的數目；而除了決策局本身以外，還提供了旗下部門，包括政府資訊科技總監辦公室和創新科技署相關人員的數目。
而商務及經濟發展局在決策局層面上，能夠清楚提供有關數字，但部門層面上，則表示旗下的部門包括投資推廣署、工業貿易署和天文台等，都有委任部門檔案經理、助理部門檔案經理、和分科分部的檔案經理，卻和律政司一樣表示無法提供仔細的編制數目。
究竟為甚麼收到三個決策局的回覆，都可以在檔案管理的人手上有三種不同的答覆，相信政府有必要釐清，究竟個別決策局能夠『根據政府訂定的檔案管理政策』交待清楚人手編制，但其他決策局卻無法提供相關的數字？是否『政府訂定的檔案管理政策』只適用於個別決策局？
另外，按照這些決策局提供的政府檔案處批准銷毀的文件數字，政府對有關銷毀文件的紀錄，質素也參差不齊。商務及經濟發展局，過往一年銷毀的檔案達到近2500直線米；律政司則批准銷毀156直線米；創科局則為82.86直線米，其中商經局的工商及旅遊科，能夠仔細列出銷毀檔案的各項分類，指出該銷毀檔案屬航空出口清單、抑或申請簽發來源地的檔案，又或者是行政檔案下的津貼、應付帳款等細項，多達130多個細項；反之，律政司卻只籠統地列出分別是行政檔案、與民事訟訴有關的業務檔案，和與律師和大律師認許的業務檔案三個項目。
由此可見，政府部門本身，對批准銷毀文件的紀錄，質量參差，有些決策局能夠提供詳盡列表，也有決策局只能簡單交代，未有劃一標準。而另一方面，這些檔案的銷毀覆蓋年期也令人憂慮，單是商務及經濟局，就有近二十個項目的覆蓋年份在七十年代或之前，包括覆蓋年份為1974-2010年的通告及指令、1974-2000年的建築物管理檔案、1952-2011年的津貼紀錄、1947-2007年有關航空及船務公司的檔案；而律政司更是銷毀了552個自戰後1946年至2012年的行政檔案。
究竟政府為甚麼要將這些保存已久的檔案銷毀？若果這些檔案毋須保存，則這些文件早早就經過七至十五年等應予保存的年份，毋須等待今時今日才銷毀；要麼就是政府突然地改變保存文件的標準，以至令這些檔案突然批准銷毀。當中的實情如何，還待政府解釋。畢竟，絕大部分檔案的批准銷毀原因，都只簡單交代為『沒有行政、運作、財務、或法律的價值，並經檔案處為不具歷史價值』，草草了事，根本無從得知這些項目不受保存的原因。
局方在銷毀這些文件的同時，有沒有將這些文件電子化？以供後世研究和分享之用？若果局方並沒有將之利用電子化加以保存，無疑是對後世的歷史研究和考察的極大損失。
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